文書・メール・提案書作成を自動化する — Claude Codeのビジネス活用【第3回】

文書作成は「書くこと」より「何を書くか決めること」が本質だ。Claude Codeを使えば、構成を決めて指示するだけで下書きが出てくる。あとは事実確認と微調整だけでいい。

議事録の自動生成

会議中にメモを取り、終わったらClaude Codeに渡す。

「以下の会議メモから議事録を作成してください。

【メモ】
（ここに雑なメモをそのまま貼る）

【フォーマット】
- 日時・参加者
- 決定事項（箇条書き）
- TODO（担当者・期限付き）
- 次回アジェンダ候補」

録音ファイルがある場合は、Whisperで文字起こしした後にClaude Codeに渡せばさらに精度が上がる。

メール文章の作成

依頼メール

「以下の条件でメールを書いてください：
- 相手: 取引先のAさん（面識あり・丁寧語）
- 目的: 来週の打ち合わせ日程を3候補で提案する
- 候補日: 月曜14時、水曜10時、金曜15時
- 場所: Zoom（URLは後で送る）
- トーン: 丁寧だが堅くなりすぎない」

断りメール

「以下の状況で断りのメールを書いてください：
- 相手: 新規営業のBさん（初対面）
- 内容: 今回は見送るが、関係は維持したい
- 理由: 今は他のツール導入で手が回らない
- トーン: 角が立たないように」

複数パターン生成

「以下の件名でメールを3パターン書いてください：
パターン1: フォーマルで丁寧
パターン2: 親しみやすくカジュアル
パターン3: 簡潔で要点だけ
（内容は〜）」

提案書の作成

骨子作り

「以下の情報をもとに提案書の目次・骨子を作ってください：

【提案相手】中小企業の経営者（50代、IT苦手）
【提案内容】AI業務自動化の導入支援
【相手の課題】メール返信・書類作成に毎日3時間かけている
【提供価値】その時間を1時間以下に削減できる
【価格帯】月額5万円〜」

スライド構成の設計

「10枚のプレゼンスライドの構成を提案してください。
各スライドのタイトルと、伝えるべき内容を1〜2行で示してください。
（テーマ・ターゲット・ゴールの情報を入力）」

報告書・レポートの作成

「以下のデータをもとに月次報告書を作成してください：
- 売上: 〇〇万円（前月比+12%）
- 新規顧客: 5社
- 解約: 1社
- 主なトピック: 〜〜〜
- 課題: 〜〜〜

【フォーマット】
エグゼクティブサマリー（3行）→ 数値ハイライト → 詳細 → 来月の方針」

既存文書のリライト・改善

トーンを変える

「この文章を読んで、もっと読み手が行動したくなるように書き直してください：
（原文を貼る）」

要約する

「この10ページの資料を経営者向けに1ページに要約してください。
重要な数字・決定事項・リスクを必ず含めてください。」

わかりやすく書き直す

「この文章を、IT知識のない50代の経営者でも理解できるように
書き直してください。専門用語は使わず、具体例を入れてください：
（原文を貼る）」

ファイルに保存して再利用する

よく使うプロンプトはテンプレートとして保存できる。

「./templates/email_request.md というファイルを作成して、
依頼メール作成のプロンプトテンプレートを保存してください」

次回からは：

「./templates/email_request.md のテンプレートを使って、
〇〇の件でAさんへの依頼メールを作成してください」

品質を上げるコツ

具体的な制約を加える

# 制約なし（ありきたりな文章になる）
「提案書を書いて」

# 制約あり（刺さる文章になる）
「提案書を書いてください。条件：
・300字以内のエグゼクティブサマリーから始める
・数字・根拠を必ず含める
・相手のペイン（毎日3時間の手作業）に言及する
・次のアクション（無料相談の予約）を明記する」

事実確認は必ず自分でやる

Claude Codeが生成した数字・固有名詞・引用は必ず確認する。文章の構成や表現の下書きとして使い、事実の部分は自分で埋める。

まとめ

文書作成でClaude Codeが最も力を発揮するのは「ゼロから下書きを作る」フェーズだ。白紙に向かって悩む時間をなくして、編集・確認に時間を使える。

次回はデータ整理・集計の自動化を扱う。