GmailとHubSpotを連携したCRM自動化フロー

ユースケース概要

営業メールアドレスへの受信メールをGmailトリガーで検知し、HubSpotのコンタクト確認→新規作成またはアクティビティ記録を自動で行う。CRM記録漏れをなくす。

解決する課題: 営業担当が手動でHubSpotにメール内容を転記する作業をなくし、すべての商談接触を自動記録する

使用するn8nノード:

• Gmail Trigger（受信メール検知）
• HubSpot（Contact検索）
• IF（既存コンタクトか新規か）
• HubSpot（Contact作成 / Activity記録）
• OpenAI（メール要約・Intent分析）
• Slack（営業チームへの通知）

ワークフロー構成

[Gmail Trigger: sales@ の新着メール]
    ↓
[OpenAI: メール要約・Intentを分析]
    ↓
[HubSpot: Emailでコンタクト検索]
    ↓
[IF: コンタクトが存在するか]
  ├── 存在しない → [HubSpot: 新規Contact作成]
  └── 存在する  → そのまま
    ↓
[HubSpot: Email Activity記録]
    ↓
[IF: intent == "購買意欲高"]
  └── true → [Slack: #sales にアラート]

実装手順

Step 1: Gmail Triggerの設定

Polling: Every 5 minutes
Filter: to:sales@yourcompany.com

Step 2: AI分析（OpenAI）

Prompt:
以下のメールを分析してJSON形式で回答してください:
{
  "summary": "3文以内の要約",
  "intent": "購買意欲高|情報収集|クレーム|その他",
  "company": "会社名（判明した場合）",
  "contactName": "氏名（判明した場合）"
}

件名: {{ $json.subject }}
本文: {{ $json.snippet }}
差出人: {{ $json.from }}

Step 3: HubSpotでコンタクト検索

Resource: Contact
Operation: Search
Filter: email equals {{ $json.from.match(/<(.+)>/)?.[1] || $json.from }}

Step 4: 新規Contact作成（IFがfalseの場合）

Resource: Contact
Operation: Create
Properties:
  email: {{ $json.from }}
  firstname: {{ $('OpenAI').first().json.contactName.split(' ')[0] }}
  company: {{ $('OpenAI').first().json.company }}
  hs_lead_source: Email Inbound

Step 5: Email Activity記録

Resource: Activity
Operation: Create
Type: EMAIL
Contact ID: {{ $('HubSpot Search').first().json.id }}
Subject: {{ $('Gmail Trigger').first().json.subject }}
Body: {{ $('OpenAI').first().json.summary }}

ポイント・注意事項

• メールの From ヘッダーは "Name" <email@example.com> 形式のため、正規表現でメールアドレス部分を抽出する
• HubSpotの無料プランではAPIコール数に制限がある（1日1000コール）
• AI分析のトークン消費を抑えるため、snippet（プレビュー）を使い、本文全体は送らない

関連機能

• 主要インテグレーション
• AI・LLMエージェント
• トリガーの種類