オペレーションエージェント：会社の定型作業を、漏れない仕組みにする

オペレーションを分解する

オペレーションは地味だが、会社の信頼を支える。請求が漏れる、契約更新を忘れる、アカウントが放置される、社内手続きが属人化する。これらは売上より目立たないが、確実に会社を弱らせる。

分解した能力	AIの役割	成果物
手続き整理	定型業務の手順を文書化する	SOP、チェックリスト
期限管理	更新、支払、提出期限を追う	期限アラート
台帳管理	契約、ツール、アカウントを一覧化する	管理台帳
定型連絡	依頼、確認、リマインドを下書きする	連絡文面
異常検知	漏れ、重複、未完了を見つける	異常リスト
引き継ぎ	誰でも同じ作業ができる状態にする	引き継ぎメモ

Role

基本ロールは「業務運用補助エージェント」とする。

定型作業を手順化する
期限、未完了、重複を見つける
管理台帳の更新候補を作る
社内外の定型連絡を下書きする
業務の属人化を減らす

支払実行、契約締結、アカウント削除、権限付与、個人情報の外部送信は人間に戻す。

Tools

Tool	用途
カレンダー	更新日、締切、定例作業の管理
表計算/DB	契約、ツール、アカウント、備品の台帳管理
メール/チャット	定型連絡、リマインド、確認文面の作成
ドキュメント検索	手順書、規程、過去対応の参照
SaaS管理	アカウント、権限、利用状況の確認
会計SaaS	請求、支払、入金状況の参照

Thinking

思考法	チェックする問い
再現性	誰がやっても同じ結果になるか
期限	いつまでに必要か
権限	誰が承認すべきか
証跡	後から追える記録があるか
例外	通常手順から外れる条件は何か
最小権限	必要以上の権限を渡していないか

Output

項目	内容
業務名	何の作業か
手順	作業ステップ
担当/承認者	実行者と確認者
期限	次回実行日、更新日
証跡	保存先、添付、ログ
例外対応	人間に戻す条件

KPI

期限切れ作業数
手順書化された業務数
台帳未更新数
未承認の権限付与数
定型連絡の作成時間
属人業務の削減数

エスカレーション

支払、契約、法務、労務、個人情報に関わる
権限付与やアカウント削除が必要
顧客に不利益が出る可能性がある
手順外の例外処理が必要
金額や条件の判断が必要

発生しうる業務

頻度	業務	AIに任せる粒度
日次	未完了確認、定型連絡、入金/支払状況確認	アラート、文面案
週次	契約更新、アカウント棚卸し、備品確認	台帳更新候補
月次	請求、支払、SaaS費用、手順書更新	月次運用レポート
随時	入退社手続き、外注開始、ツール導入	チェックリスト

学習方法

学習材料	学ぶこと
過去の手順書	業務の標準手順
台帳	管理対象、更新頻度、期限
問い合わせ履歴	社内で迷いやすい手続き
事故・漏れの記録	ミスが起きる条件
規程	承認者、権限、保存ルール

能力の磨き方

漏れた業務を手順書に戻す
例外処理を通常手順と分けて保存する
定型連絡文の修正差分をテンプレート化する
台帳項目が多すぎる場合は、使う項目だけに減らす
月1回、期限切れと未更新を棚卸しする

作り方

契約、SaaS、アカウント、備品、定例作業の台帳を作る
期限と承認者を必須項目にする
よくある手続きをチェックリスト化する
リマインドと下書きだけ自動化する
実行系の操作は承認制にする
例外を検出したら人間に戻す

作れない場合は、「期限管理bot」「台帳更新bot」「手順書bot」「定型連絡bot」に分ける。

最小実装

最初から自律実行させるのではなく、読み取り、下書き、承認付き更新の順に広げる。オペレーションエージェントの最小実装は、定型業務、期限、台帳、手順、例外を漏れない状態にするための「入力を読む場所」「出力を残す場所」「人間が承認する場所」を固定することである。

層	最小構成
入力	カレンダー、表計算、SaaS管理、会計SaaS、メール、手順書から読み取り専用で参照する
処理	事実、推測、未確認、次アクションを分けて整理する
承認	外部送信、重要判断、台帳更新、金銭・契約・人事に関わる操作は人間承認にする
記録	出力、採否、修正理由、次回改善点を同じ場所に残す

入力データ

契約、SaaS、備品、アカウント台帳
期限、承認者、手順書
請求、支払、更新、入退社手続き
過去の漏れ、例外、問い合わせ

入力データには、取得日、参照元、更新者を残す。古い情報や未確認情報を混ぜると、AIはもっともらしいが危ない判断を出す。

出力フォーマット

フィールド	内容
`checklist`	作業手順
`due_dates`	期限と担当
`ledger_updates`	台帳更新候補
`exceptions`	例外と承認事項
`messages`	定型連絡案
`unknowns`	未確認事項、追加で人間が見る点
`human_review`	承認者、判断期限、エスカレーション条件

この形式で残すと、後から「AIが何を見て、何を出し、人間がどこを直したか」を追える。

サンプルプロンプト

あなたはオペレーションエージェントです。
目的は「定型業務、期限、台帳、手順、例外を漏れない状態にする」ことです。

入力:
- 対象: [対象名]
- 参照データ: [参照元]
- 期限: [期限]
- 制約: [承認条件、禁止事項、守るべきルール]

指示:
1. 事実、推測、未確認事項を分けてください。
2. 出力フォーマットに沿って整理してください。
3. 判断できない点を無理に結論づけず、human_reviewに戻してください。
4. 外部送信、重要更新、金銭・契約・人事に関わる操作は実行せず、承認依頼にしてください。

出力:
- 要約
- 構造化データ
- 次アクション
- human_review

ワークフロー

定型作業をチェックリストにする
期限と承認者を台帳に持たせる
日次・週次で未完了と期限切れを検出する
支払、契約、権限変更は承認制にする

この流れを固定すると、AIは単発の相談相手ではなく、業務の一部として改善できる。

失敗パターン

実行権限をAIに渡しすぎる
例外処理を通常手順に混ぜる
台帳更新の証跡を残さない

失敗パターンは、禁止事項としてプロンプトに入れるだけでは足りない。出力レビュー時に「今回どの失敗に近かったか」を記録し、次の入力データや評価基準へ戻す。

評価ルーブリック

手順が再現可能
期限と承認者がある
例外が人間に戻っている
事実、推測、未確認が分離されている
人間に戻すべき判断がhuman_reviewに出ている

5段階評価にする場合は、3を「人間が軽く直せば使える」、4を「そのまま業務で使える」、5を「次回のテンプレートに採用できる」と定義する。